Si le porteur du projet oublie de copier dans ses emails une personne intéressée, cela pourrait lui être reproché. A l'inverse, ses emails seront certainement diffusés à des personnes qui ne sont pas intéressées par le projet, générant une perte de temps importante dans le tri des emails. La limite de la communication par email est vite atteinte, surtout lorsqu'il faut commencer à faire circuler des documents de taille importante.

Sur un weblog, la communication est diffusée de manière totalement inverse: le porteur du projet va expliquer son projet sur le weblog, informer une seule fois toutes les personnes concernées par le projet. Celles-ci pourront à leur tour l'enrichir en y publiant des commentaires ou en y étant invités en tant que co-auteurs.
Cette communication ne polluera aucune boîte de courrier électronique. Les collaborateurs intéressés ou concernés peuvent tout simplement consulter le weblog. Ils peuvent notamment s'y abonner grâce aux flux RSS intégré au blog.

Le contenu des weblogs projet peut aussi être regroupé sur un portail d'informations thématique ou par département, afin que tout le monde puisse suivre ce qui s'y passe.

C'est ainsi que les weblogs ont démarré chez Disney, aux Etats-Unis. Un petit département a créé des weblogs en interne pour y publier les comptes rendus des réunions. Progressivement, les membres du département se sont habitués à lire tout ce qui se passait autour des projets sur les weblogs et ont commencé sans aucune formation à faire leurs commentaires. En parallèle, les initiateurs du projet ont installé un plugin dans les clients Outlook des collaborateurs en leur indiquant qu'il ne s'agissait «qu'un nouveau genre d'email qui était en plus totalement archivé et centralisé, avec un classement automatique». Certains collaborateurs ne savaient pas qu'il s'agissait de blogs mais simplement d'emails et de sites web, rassurés par le fait qu'ils n'avaient pas à apprendre un nouvel outil de partage d'information.

Les weblogs permettent aussi la publication simple de notes par envoi d'un email, certains collaborateurs ont donc publié leurs notes par simple envoi d'emails
à une adresse spécifique, le serveur se chargeant ensuite de transformer les emails en note.

Ce simple outil de gestion de projet a gagné ensuite en visibilité dans toute l'entreprise. D'autres départements de l'entreprise à l'autre bout des Etats-Unis ont commencé à lire régulièrement les nouvelles de ce département et lorsque quelqu'un faisait part d'un problème rencontré, c'était tout d'un coup un collaborateur géographiquement et hiérarchiquement éloigné du projet qui apportait la solution lorsqu'il avait déjà rencontré un problème similaire.

- Avantages par rapport à l'email Un weblog permet de classer les notes de plusieurs manières: chronologique, par catégorie ou thème, et le contenu généré est indexable par n'importe quel outil de recherche interne. L'information est centralisée, archivée et accessible à tous, par opposition aux emails qui sont stockés dans les dossiers des utilisateurs.

- Réduction de coûts
* sur le temps passé à rassembler et lire l'information
Le temps perdu dans une entreprise à trouver l'information est souvent très important, sans parler de la disparition de celle-ci lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise. Dans le cas d'un weblog, l'information est publiée à très faible coût, la publication est facile pour tous le contenu perdure sur les serveurs de l'entreprise même lorsque le projet disparaît.
* sur la mise en oeuvre d'un weblog par rapport à un système de KM «classique»
Pour une grande entreprise, un simple abonnement fera l'affaire au début. Une licence Weblog pour les entreprises est accessible à partir de quelques centaines d'Euros par mois, l'équipement d'une entreprise complète se chiffre donc en quelques milliers d'euros par mois (ou quelques dizaines si elle est vraiment
très grande) sans aucune comparaison avec beaucoup d'autres solutions de publication. Les weblogs sont par définition ouverts et compatibles avec tous les univers informatiques en entreprise puisqu'ils sont accessibles par un simple navigateur et en XML.
* sur la formation qui reste très simple, la prise en main se limitant à la lecture de pages web, le dépôt de commentaires, la création d'un weblog ou le fait de devenir auteur (tout aussi accessible). Bien entendu, une formation aux lecteurs de fils de contenus RSS donnera encore plus de souplesse et d'intérêt aux
collaborateurs de l'entreprise, qui pourront s'abonner eux-mêmes aux weblogs qui les intéressent, externes ou internes.