Productivité de la fabrication des sites - En déconcentrant la production des contenus vers l'échelon détenteur des informations, via des outils très simples, on supprime de nombreuses manipulations fastidieuses de fichiers et des échelons intermédiaires à faible valeur ajoutée. Le coût par unité d'information produite baisse alors sensiblement.

Qualité des informations - Les informations mises en ligne peuvent suivre un circuit de validation qui réduit les risques d'erreur de publication. Mais surtout, la normalisation des gabarits de pages, de la navigation, le suivi de la validité dans le temps des pages, et l'automatisation de la gestion des liens sont une garantie de qualité supérieure du résultat final, et donc d'une meilleure expérience utilisateur, facteur bénéfique pour l'audience du site.

Multidiffusion, mutualisation - comme on l'a vu plus haut, le CMS permet de saisir l'information une fois et de la diffuser sur plusieurs sites, sur plusieurs canaux. Il permet en outre à plusieurs structures de répliquer facilement des structures de sites identiques et d'alimenter ces squelettes avec des informations tantôt communes, tantôt spécifiques. Bref, le CMS autorise la création d'espaces d'information partagées et mutualisées, en intranet ou en extranet. Le web Content management est donc la brique de base d'une autre application en vogue, le "Knowledge management" ou KM.

Souplesse - La séparation des gabarits de page et des contenus permet très souplement de modifier l'ergonomie d'un site en surface ou en profondeur, sur toutes les pages, de façon simultanée, en quelques minutes. Les bons outils de CMS permettent facilement de créer des prototypes, de les comparer au site existant, et ainsi d'améliorer le site par une démarche itérative.

Qualité perçue du travail à accomplir - Les producteurs d'information voient rapidement le résultat de leur travail en ligne, alors que l'administrateur du site, débarrassé des corvées de conversion HTML, peut se concentrer sur des tâches plus nobles : la satisfaction des différents intervenants du site est généralement améliorée.

Evolutivité, potentialités - le CMS, couplé à d'autres produits, permet des évolutions intéressantes des sites concernés, moyennant il est vrai une hausse de la complexité de l'ensemble: Logiciels de personnalisation de contenus (CRM), de Knowledge Management (KM, cf. plus haut), de groupware pour gérer des communautés, etc... Certains éditeurs proposent d'ailleurs des offres groupées dans ces domaines.

On voit donc que les avantages théoriques de la gestion d'un site par système de CMS sont nombreux. Malheureusement, entre l'idéal et la réalité, le fossé est parfois important...

Article tiré de Veblog

La gestion de contenu est un concept transversal qui concerne tous les secteurs d’activités et tous les métiers de l’entreprise. Ils sont tous en effet utilisateurs et producteurs de contenu. Leur activité utilise et produit des documents, soit de manière directe (c’est l’objet de leur activité), soit de manière indirecte (les documents accompagnent la production elle-même, typiquement la documentation « produit »). La numérisation (digitalisation) des documents et de manière générale, la convergence vers le numérique des médias quels qu’ils soient (textes, images, sons), ajoute une importance toute particulière à la gestion de contenu qui a l’ambition de permettre la gestion de l’ensemble des médias dit non structurés.
Or certaines organisations ont un volume d’information très important à mettre à disposition de leurs différents publics avec une fréquence de mise à jour dans certains cas très forte, une contrainte souvent élevée de validité de l’information nécessitant un contrôle adapté et parfois une ergonomie, incluant le graphisme, sophistiquée.

Ces sites web ont vocation dans certains cas d’intranet, c’est à dire qu’ils ne s’adressent qu’à un public appartenant à l’organisation éditrice.


Ils deviennent des extranets lorsqu’il s’agit d’intégrer des services et des informations à l’attention des fournisseurs et des clients de l’entreprise et un accès aux ressources internes de l’organisation pour un collaborateur à l’extérieur. Théoriquement, ils permettent à « l’entreprise étendue » de fonctionner : n’importe qui, n’importe quand, depuis n’importe où, n’importe comment doit pouvoir accéder aux ressources de l’entreprise en fonction de ses données d'utilisateur.
L’organisation, pour faire face à ces trois contraintes (mises à jour fréquente, contrôle éditorial et haute qualité de la présentation), a nécessité la mise au point de systèmes de gestion de site web.

Dans de nombreuses situations, la transmission et l'échange de documents entre plusieurs utilisateurs seront facilités ou organisés avec des outils tels qu'un logiciel de workflow. Les finalités principales d'un logiciel de workflow sont l'ordonnancement et le suivi des travaux au sein d'unités de travail selon des procédures et des règles préétablies. Ce type de logiciel prend en charge de nombreuses tâches ; en particulier, il régule les enchaînements d'opérations, assure la circulation des dossiers à traiter sur les différents postes de travail.


Le portail est donc est un « lieu » de convergence où toutes les applications et toutes les informations sont accessibles. La fédération des contenus est la clé des portails. Le portail est ainsi une application centrale qui prend en charge les fonctionnalités de fédération, la recherche puis la récupération et enfin la personnalisation des contenus.

Le système de gestion de contenu (CMS – Content Management System), englobe donc les systèmes de collecte et de publication, mais est plus spécifiquement le référentiel central où idéalement est stocké l’ensemble du contenu dans un format unifié et où en tout cas l’unicité et la cohérence du contenu sont garanties, c’est à dire où sont stockées les méta données (information sur l’information). Le système de gestion de contenu contient donc les méta données mais aussi les fichiers de configuration des utilisateurs, de leurs droits et leurs éventuelles données de personnalisation, des modèles de documents, des processus d’édition (paramétrage des workflows).

Qu'entend-on informatiquement par "contenu" ?
La gestion de contenu au sens large recouvre, dans le domaine informatique, l'ensemble des phases régissant le cycle de vie des documents disponibles sur le SI : de leur création et leur validation jusqu'à la gestion des règles de publication. Deux types de contenus sont généralement distingués : d'une part les documents statiques (audio/vidéo, bureautiques, graphiques, etc.) stockés par les systèmes de fichiers - ce sont les contenus non structurés -), d'autre part les documents dynamiques (Web notamment) agençant des éléments (textes, images, etc.) en provenance d'une ou plusieurs bases de données de l'entreprise - les contenus structurés.

Gestion de contenu, GED, CMS, ECM : qui fait quoi ?
Les deux catégories d'information renvoient chacune à un grand domaine d'application de la gestion de contenu : la GED traditionnelle (pour Gestion Electronique de Documents), et la gestion de contenu Web - dont l'apparition plus récente a accompagné l'émergence des technologies Internet.
Enfin les outils correspondants sont souvent désignés par les termes CMS (pour Content Management System) et - plus rarement - ECM (Enterprise Content Management, dont le champ fonctionnel est censé être plus large).


Quelles sont les briques composant un dispositif de gestion de contenu ?
Les deux modules principaux sont un référentiel qui a pour but d'organiser et de classer les informations, de les associer à des metadonnées (auteur, titre, etc.), et de décrire l'état de leur cycle de vie ("validé" ou "non-validé", "publié" ou "non-publié", etc.) ainsi qu'un mécanisme applicatif de workflow (chaîne de validation) qui formalise la circulation des flux de contenus dans l'entreprise, en intégrant les différentes étapes nécessaires à leur manipulation par les collaborateurs (validation, publication, etc.).
En amont de la plate-forme, on trouve des logiciels de créations de documents ou d'actifs numériques (applicatifs bureautiques, graphiques, PAO, etc.), ou encore des outils d'acquisition de documents.
En aval , le système est associé à un environnement de diffusion, une infrastructure de portail par exemple, à qui il communique les règles de publication (mode de présentation, format, utilisateurs autorisés, etc.).

A quel profil d'entreprise s'adresse cette problématique ?
Potentiellement toutes car elles recouvre potentiellement des chantiers aussi divers que le déploiement d'un catalogue électronique, d'un site Web à fort contenu éditorial, ou encore d'un serveur de gestion documentaire - répondant à une politique de dématérialisation par exemple.

Quelle démarche suivre dans le cadre d'un tel projet ?
Avant tout déploiement, il est conseillé de réaliser plusieurs actions préalables : en premier lieu, effectuer une sélection des contenus à prendre en compte, ensuite analyser la valeur de ces contenus (administratifs, marketing, etc.), leurs fonctions (diffusion, partage, etc.) et leurs cibles (types de profil internes et/ou externes), enfin inventorier les technologies de base de données et d'archivage sous-jacentes et les formats de fichiers utilisés. Tous ces éléments permettront de définir les metadonnées, et de modéliser le workflow de la plate-forme.
Eventuellement, un plan de classement sera également élaboré, si le référentiel de la solution le permet. Cette méthode constitue un support au rubricage de l'information, et permet au contributeur ou au consommateur de contenu de bénéficier d'une logique de catégorisation claire masquant la complexité technique des bases de données et systèmes de fichiers.

Article tiré du journal du net

Pour mieux comprendre le rôle et les avantages de la gestion de contenu, il convient de s’intéresser à l’évolution du Web et plus particulièrement à la création des sites Web.

Les premiers sites Web ont été édités par des équipes scientifiques animées par le seul besoin de mettre en ligne des informations. Le style était austère, mais l’essentiel était présenté.

Puis, de plus en plus de passionnés se sont rués sur la manne du Web, y apportant leur touche de gaieté personnelle. Ils eurent rapidement besoin d’outils plus « visuels », d’où l’émergence de logiciels d’édition de pages HTML tels que Dreamweaver, FrontPage, etc. L’auteur du site (webmaster ou webmestre) était l’homme à tout faire du site, de la création à la maintenance, en passant par la mise à jour du contenu.

Les entreprises ont à leur tour jeté leur dévolu sur les fantastiques possibilités du Web, et ont confié à des spécialistes le soin de créer, maintenir et mettre à jour leur site. Le webmestre était entré dans l'entreprise, selon un mode de fonctionnement aux antipodes des concepts élémentaires de gestion d'une entreprise : le Web d'une entreprise était alors ultracentralisé.

Cependant, avec l’explosion du Web et la professionnalisation de l’activité de création de sites (start-ups, sites dynamiques, sites avec animations multimédia, sites de commerce, etc.), le webmestre est devenu victime de son succès. D'une part, la gestion des pages statiques pose rapidement de nombreux problèmes techniques dès que le site devient conséquent. D’autre part, le webmestre doit sans cesse se former aux nouvelles technologies, et il a de plus en plus affaire à des interlocuteurs, utilisateurs, clients ou partenaires financiers, qui ne maîtrisent pas le langage technique – et veulent encore moins en entendre parler. D’où le besoin, pour l’entreprise, d’adopter une démarche rationnelle pour la gestion de son site Web.

Face à cet environnement humain et technologique de plus en plus complexe, la nécessité de décentraliser la gestion des sites s’imposait. Que ce soit la charte graphique, la création, la maintenance, la mise à jour, l’évolution, tout doit pouvoir être géré, décidé, mis en oeuvre à différents niveaux et/ou par différentes personnes.

De là sont nés le concept de gestion de contenu.

Les domaines d’application

La gestion de contenu permet d’industrialiser la mise en œuvre des sites web ayant des contraintes fortes : forte audience, mise à jour fréquente du contenu, sécurité à base de rôles, temps de téléchargement des pages, contenu multimédia, transactions commerciales, etc.