Si le temps des phases d'expérimentation de mise en place d'un intranet est révolu, le besoin de promouvoir l'intranet auprès des directions générales et des utilisateurs est permanent.

La promotion d'un intranet par ses responsables au sein des directions de la communication ou des systèmes d'information ne peut pas se faire sans le concours et le soutien de la direction générale.


"La vraie légitimité d'un projet intranet est donnée par la direction générale ; un taux de 100% d'utilisateurs satisfaits ne suffit pas à assurer la pérennité d'un intranet. Dans le cas où la direction générale est convaincue, l'adhésion d'une moitié des utilisateurs suffit à adopter l'outil".

De même, le promouvoir auprès de la direction générale par le seul truchement du levier de la réduction des coûts et du potentiel de retour sur investissement d'un projet TIC n'est pas suffisant.

Car encore faut-il que la direction générale ait pris conscience du bien-fondé de recourir à l'outil. "Il est plus difficile de convaincre la direction générale que les utilisateurs, car ils recourent moins que d'autres à l'intranet et notamment pour ce qui a trait aux tâches administratives comme la gestion des notes de frais ou la prise de congés".

Les fonctionnalités et services offerts par l'outil concourent en effet à favoriser leur appropriation. L'engouement actuel envers les outils collaboratifs comme les weblogs et les wikis tend à montrer que l'intranet a sublimé la fonction de simple support de l'information comme le sont les journaux internes.

Le meilleur moyen de cerner la perception qu'ont les intranautes de leur outil reste la méthode d'enquête en ligne.

"Une enquête en ligne par téléphone a lieu une fois l'an. Basée sur la constitution d'un échantillon de collaborateurs, elle permet de connaître le taux de satisfaction des services intranet et les axes d'amélioration possibles comme ce qui touche à l'ergonomie ou au contenu".

Se rendre compte aujourd'hui de l'enthousiasme des collaborateurs est aussi à mettre à l'actif des comités de pilotage intranet et des responsables intranet qui ont, dès le départ, intégré le collaborateur aux futurs usages de l'outil par une sorte de rite initiatique.

"Sur la base du volontariat, nous avons proposé aux collaborateurs de tester un portail pilote disposant de toutes les fonctionnalités incrémentées dans la version finale. Cet appel à candidature a permis notamment d'identifier les pistes d'amélioration comme l'ergonomie et la maquette, couplée à la remontée des bogues afin d'optimiser notre portail".

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