Si le temps des phases d'expérimentation de mise en place d'un intranet est révolu, le besoin de promouvoir l'intranet auprès des directions générales et des utilisateurs est permanent.

La promotion d'un intranet par ses responsables au sein des directions de la communication ou des systèmes d'information ne peut pas se faire sans le concours et le soutien de la direction générale.


"La vraie légitimité d'un projet intranet est donnée par la direction générale ; un taux de 100% d'utilisateurs satisfaits ne suffit pas à assurer la pérennité d'un intranet. Dans le cas où la direction générale est convaincue, l'adhésion d'une moitié des utilisateurs suffit à adopter l'outil".

De même, le promouvoir auprès de la direction générale par le seul truchement du levier de la réduction des coûts et du potentiel de retour sur investissement d'un projet TIC n'est pas suffisant.

Car encore faut-il que la direction générale ait pris conscience du bien-fondé de recourir à l'outil. "Il est plus difficile de convaincre la direction générale que les utilisateurs, car ils recourent moins que d'autres à l'intranet et notamment pour ce qui a trait aux tâches administratives comme la gestion des notes de frais ou la prise de congés".

Les fonctionnalités et services offerts par l'outil concourent en effet à favoriser leur appropriation. L'engouement actuel envers les outils collaboratifs comme les weblogs et les wikis tend à montrer que l'intranet a sublimé la fonction de simple support de l'information comme le sont les journaux internes.

Le meilleur moyen de cerner la perception qu'ont les intranautes de leur outil reste la méthode d'enquête en ligne.

"Une enquête en ligne par téléphone a lieu une fois l'an. Basée sur la constitution d'un échantillon de collaborateurs, elle permet de connaître le taux de satisfaction des services intranet et les axes d'amélioration possibles comme ce qui touche à l'ergonomie ou au contenu".

Se rendre compte aujourd'hui de l'enthousiasme des collaborateurs est aussi à mettre à l'actif des comités de pilotage intranet et des responsables intranet qui ont, dès le départ, intégré le collaborateur aux futurs usages de l'outil par une sorte de rite initiatique.

"Sur la base du volontariat, nous avons proposé aux collaborateurs de tester un portail pilote disposant de toutes les fonctionnalités incrémentées dans la version finale. Cet appel à candidature a permis notamment d'identifier les pistes d'amélioration comme l'ergonomie et la maquette, couplée à la remontée des bogues afin d'optimiser notre portail".

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http://emploi.journaldunet.com/php/publication/publication.php?i=1498

Les principales attentes vis à vis de l'intranet

Un outil de collaboration 45,6 %
Une source d'information pointue 41,6 %
Une source d'information en temps réel 32,8 %
Un outil de formation en ligne 30,4 %
Un outil pour formuler des demandes administratives 27,2 %


Les contenus préférés de l'intranet

(plusieurs réponses possibles - source Sés@me)
L'annuaire 96,8 %
Les fiches de présentation 94,4 %
Le manuel sur les normes qualité, description des procédures 73,6 %
Les synthèses des faits marquants 70,4 %
Les tableaux de bord 66,4 %
Le suivi de la vie de l'entreprise 54,4 %
Gestion des congés, RTT, notes de frais 53,6 %
Les contrats types 52,0 %
Qui fait quoi 51,2 %

On notera qu'entre les attentes et les contenus préférés des cadres supérieurs face à l'intranet, certains décalages existent. Certes l'outil est reconnu comme un support d'information. Mais, dans les faits, son utilisation s'avère avant tout "pratique". L'annuaire, les fiches de présentation ou encore les documents administratifs (congés, RTT, notes de frais), font partie des contenus les plus sollicités.

Article tité du Journal du net

Depuis fin 2003, les Intermarchés et les Ecomarchés du Groupement des Mousquetaires disposent d'un Intranet documentaire visant à les accompagner dans la définition de leur politique de "marchandisage". Entendez par là l'art d'optimiser le placement des produits dans les rayons en vue de faciliter leur repérage par les consommateurs tout en évitant les ruptures de stocks.

"Les études de simulation produites dans ce domaine sont réalisées en central (par le biais d'une plate-forme Smart Enterprise/Oracle), en fonction des spécificités géographiques (en termes d'articles notamment) et du périmètre des magasins", explique Michel Vaglio, Responsable Développement des Ventes au sein de la Direction commerciale alimentaire France du Groupement des Mousquetaires.


A l'origine, ces contenus sont édités sous forme de contenus papier avant d'être livrés aux 1600 points de vente des deux marques. Un processus qui se révèle lourd à mettre en place et par conséquent onéreux. "Au total, ces informations représentent pour chaque étude jusqu'à 3500 cas de figures distincts, complète le responsable. Pour toutes ces raisons, il était difficile de produire plus d'une étude par site chaque année."

C'est en 2002 que le Groupement des Mousquetaires commence à plancher sur le projet : l'analyse des besoins est prise en charge par la direction commerciale en lien avec la direction de la communication de la coopérative. Comme tout chantier mis en oeuvre par le groupement, un sponsor propriétaire de magasin intervient également dans le processus. Il s'agit ici de Jean-Noël Cornec (de l'Intermaché de Villebon - 91).

Couvrant la phase de mise en oeuvre, la DSI du Groupement des Mousquetaires choisit de s'adosser à lun outil de portail pour élaborer la solution demandée. Déployée et testée courant 2003, la plate-forme entre en production en décembre de la même année. Elle est ouverte d'emblée à l'ensemble du réseau des Intermarchés et des Ecomarchés. Son extension aux enseignes Bricomarché et Vétimarché étant déjà planifiée d'ici la fin de l'année 2004.

" La dématérialisation du processus nous a permis de diviser nos coûts de diffusion par deux, en éliminant notamment des frais relatifs à l'administratif ou à l'édition des documents", estime le responsable. Le mécanisme de publication des études est désormais semi-automatique. Une fois les simulations réalisées - par Smart Enterprise -, elles sont converties au format PDF/JPEG avant d'être publiées au sein de l'environnement d'intranet, et mises à disposition des franchisés.

Afin de tirer au mieux parti des capacités de l'outil en matière de rafraîchissement de l'information, le Groupement des Mousquetaires a décidé parallèlement de renforcer l'équipe chargée d'élaborer ces études, en la faisant passer de 8 à 15 personnes. Objectifs affichés : parvenir à réaliser dès lors entre deux et trois éditions par an. Mais également créer des contenus personnalisés visant à aider les points de vente à se situer les uns par rapport aux autres. Une évolution qui permettrait aux magasins d'être plus réactifs vis-à-vis des changements du marché.

Article tité du Journal du Net