La gestion de contenu est un concept transversal qui concerne tous les secteurs d’activités et tous les métiers de l’entreprise. Ils sont tous en effet utilisateurs et producteurs de contenu. Leur activité utilise et produit des documents, soit de manière directe (c’est l’objet de leur activité), soit de manière indirecte (les documents accompagnent la production elle-même, typiquement la documentation « produit »). La numérisation (digitalisation) des documents et de manière générale, la convergence vers le numérique des médias quels qu’ils soient (textes, images, sons), ajoute une importance toute particulière à la gestion de contenu qui a l’ambition de permettre la gestion de l’ensemble des médias dit non structurés.
Or certaines organisations ont un volume d’information très important à mettre à disposition de leurs différents publics avec une fréquence de mise à jour dans certains cas très forte, une contrainte souvent élevée de validité de l’information nécessitant un contrôle adapté et parfois une ergonomie, incluant le graphisme, sophistiquée.

Ces sites web ont vocation dans certains cas d’intranet, c’est à dire qu’ils ne s’adressent qu’à un public appartenant à l’organisation éditrice.


Ils deviennent des extranets lorsqu’il s’agit d’intégrer des services et des informations à l’attention des fournisseurs et des clients de l’entreprise et un accès aux ressources internes de l’organisation pour un collaborateur à l’extérieur. Théoriquement, ils permettent à « l’entreprise étendue » de fonctionner : n’importe qui, n’importe quand, depuis n’importe où, n’importe comment doit pouvoir accéder aux ressources de l’entreprise en fonction de ses données d'utilisateur.
L’organisation, pour faire face à ces trois contraintes (mises à jour fréquente, contrôle éditorial et haute qualité de la présentation), a nécessité la mise au point de systèmes de gestion de site web.

Dans de nombreuses situations, la transmission et l'échange de documents entre plusieurs utilisateurs seront facilités ou organisés avec des outils tels qu'un logiciel de workflow. Les finalités principales d'un logiciel de workflow sont l'ordonnancement et le suivi des travaux au sein d'unités de travail selon des procédures et des règles préétablies. Ce type de logiciel prend en charge de nombreuses tâches ; en particulier, il régule les enchaînements d'opérations, assure la circulation des dossiers à traiter sur les différents postes de travail.


Le portail est donc est un « lieu » de convergence où toutes les applications et toutes les informations sont accessibles. La fédération des contenus est la clé des portails. Le portail est ainsi une application centrale qui prend en charge les fonctionnalités de fédération, la recherche puis la récupération et enfin la personnalisation des contenus.

Le système de gestion de contenu (CMS – Content Management System), englobe donc les systèmes de collecte et de publication, mais est plus spécifiquement le référentiel central où idéalement est stocké l’ensemble du contenu dans un format unifié et où en tout cas l’unicité et la cohérence du contenu sont garanties, c’est à dire où sont stockées les méta données (information sur l’information). Le système de gestion de contenu contient donc les méta données mais aussi les fichiers de configuration des utilisateurs, de leurs droits et leurs éventuelles données de personnalisation, des modèles de documents, des processus d’édition (paramétrage des workflows).