1 - Les espaces de travail collaboratif .
Les outils dits de travail collaboratif, parfois collectivement référencés sous le terme " groupware ", ont pour vocation d'utiliser le support informatique et les nouvelles technologies de l'information pour améliorer la collaboration au sein d'un groupe.

Ce type d'application, destiné à faciliter le travail, en équipe se développe rapidement en entreprise car il bénéficie de l'apport des technologies Web. L'ancêtre des espaces de travail collaboratif (et des groupware en général) est Lotus Notes, apparu sur le marché en 1989. Ce type d'application est généralement asynchrone, même si des fonctionnalités temps réel, comme le chat, sont parfois disponibles.

2 - L'expression : " collaboration au sein d'un groupe " manque de précision. La collaboration ne prend-elle pas des formes très diverses selon le contexte ?

La collaboration peut en effet prendre des formes très diverses qui sont généralement liées à la façon dont le groupe s'est constitué. Un groupe qui se crée spontanément ne collaborera pas de la même façon qu'une équipe réunie dans le cadre d'un projet.

L'expérience montre que la majorité des groupes qui sont amenés à collaborer ont été constitués dans l'un des trois contextes suivants :

1. Communautés d'intérêt/de pratique
2. Groupe de formation
3. Equipe Projet

Dans chacun de ces trois contextes, les individus ont un intérêt fort à collaborer.

Ceci est particulièrement évident dans le cas des communautés d'intérêt (dans le domaine privé) ou de pratique (dans le domaine professionnel). En effet, la participation à ces communautés se fait sur la base du volontariat, et leur raison d'être est l'interaction et l'échange qu'elles suscitent entre leurs participants.

Dans les deux autres cas (groupe de formation et équipe projet), le groupe ne s'est généralement pas constitué sur une base de volontariat, mais tous les participants ont théoriquement un intérêt à collaborer, que ce soit pour maximiser le bénéfice qu'ils retirent de la formation ou pour garantir le succès du projet dont ils font partie.

3 - En quoi la collaboration est-elle différente dans ces trois contextes (communautés d'intérêt et de pratiques, groupe de formation, et équipe projets) ?

La collaboration telle qu'elle est mise en œuvre dans les espaces de travail collaboratif se manifeste généralement sous trois formes :

L'échange d'information qui passe généralement par le partage de documents,
La discussion qui ne se réduit pas à de l'échange d'informations. Elle permet la création de liens interpersonnels et la confrontation des idées,
La coordination qui permet à chacun de savoir ce qu'il doit faire
L'importance de chacune de ces trois formes de collaboration va dépendre du contexte évoqué plus haut. Ainsi, la discussion est particulièrement importante dans les communautés d'intérêt, la coordination dans les équipes projet et l'échange d'information dans les groupes de formation.

4 - Qu'est-ce qu'un espace de travail collaboratif ?

Un espace de travail collaboratif est un environnement informatique destiné à faciliter l'échange d'information, la discussion et la coordination au sein d'une équipe projet .

5 - Plus concrètement, quelles sont les principales fonctionnalités offertes par un espace de travail collaboratif ?

Les fonctionnalités que l'on retrouve quasi-systématiquement dans les espaces de travail collaboratif sont :

- Un outil de partage de documents (pour l'échange d'information)
- Un forum (pour les discussions)

Peuvent également être présentes bien d'autres fonctionnalités, comme par exemple (sans que cette liste soit limitative) : un chat, une gestion de la messagerie, une publication en ligne, une gestion de mailing-liste, une gestion de planning, une liste de liens, un éditeur de sondages, une gestion de workflows, une saisie de notes, une gestion documentaire.

6 - En quoi un espace de travail collaboratif est-il plus efficace que le mail pour gérer une équipe ?

Il suffit d'avoir utilisé un espace collaboratif, ne serait-ce que quelques jours, pour comprendre en quoi il est beaucoup plus efficace que la messagerie électronique pour remplir sa fonction.

Le fait que toutes les discussions, tâches, documents et informations diverses relatifs au projet soient réunis en un même endroit, structuré et facile d'accès, est déjà un avantage évident par rapport à un système de messagerie électronique. Le mail n'est par ailleurs pas adapté au suivi de tâches (notamment pour refléter leur état d'avancement) ni à l'archivage de documents.

Le mail n'est pas non plus un support adapté pour mener des discussions soutenues dès lors qu'il y a plus de trois ou quatre débatteurs. Les échanges ne peuvent pas y être aussi riches et créatifs que dans le cadre d'un forum tel qu'on peut le trouver dans un espace collaboratif.

7 - Quels sont les risques liés à la mise en place d'un espace de travail collaboratif ?

Le risque principal est la non-utilisation de l'outil par l'équipe à laquelle il est destiné.


8 - Pourquoi l'équipe refuserait-elle d'utiliser un espace de travail collaboratif ?

La raison de ce refus peut être technique - l'outil n'est pas adapté - mais sera plus probablement de nature humaine : pour diverses raisons, les membres de l'équipe sont réticents à collaborer entre eux.

9 - Comment s'assurer du succès de la mise en place d'un espace de travail collaboratif ?

Le succès de la mise en place d'un espace collaboratif n'est jamais garanti. Cependant, quelques critères permettent d'estimer les chances de succès avec une certaine précision. En particulier, l'utilisation d'un espace de travail collaboratif sera facilitée si :

1) la nature du projet justifie réellement l'utilisation d'un espace de travail électronique (des projets très artistiques ou très manuels ne bénéficieront généralement pas beaucoup de l'apport d'un espace de travail collaboratif),

2) les participants ont déjà une certaine culture informatique (s'ils savent à peine allumer un ordinateur et ne lisent pas leurs mails, les chances de succès sont assez réduites),

3) l'ambiance au sein de l'équipe est propice à la collaboration (la présence d'un leader trop directif et autoritaire, des tensions individuelles entre les membres du groupe peuvent réduire à néant tout espoir de voir apparaître des comportements collaboratifs).

Enfin, même si le choix de l'outil est secondaire par rapport au facteur humain, il n'est pas à négliger. Un outil bien pensé et agréable à utiliser augmentera forcément vos chances de succès. Il est en tout cas le seul critère de succès que vous contrôlez pleinement !

Article tiré de ECL - Quelques idées sur la collaboration...