Avec douze filiales éparpillées sur la planète, de Hong Kong à San Diego aux États-Unis, en passant par Madagascar, le spécialiste français des déguisements et autres produits festifs (masques, cotillons...) se devait d'installer un outil de travail de groupe afin d'atténuer les effets induits par quatre fuseaux horaires différents. Un impératif d'autant plus fort que l'entreprise est le fruit de la fusion, entre les années 1995 et 2000, d'une dizaine de PME, et qu'elle fabrique et commercialise des produits à cycle de vie court. Son activité l'oblige donc à renouveler chaque année plus d'un quart de son catalogue de 5 000 références.

« L'objectif était de trouver un outil conforme à la stratégie d'entreprise, c'est-à-dire capable de fédérer les équipes à travers le monde autour de projets communs, tout en respectant l'autonomie de chaque filiale, à même de bien maîtriser les spécificités de son marché local », expose Bertrand Bouniol, DSI du groupe. Au terme d'une phase d'analyse minutieuse, pendant laquelle une vingtaine d'outils collaboratifs a été passée au crible, c'est finalement le produit e-Rooms de Documentum qui est déployé au cours du 4 e trimestre 2004.

Accessible par le Web, cet outil permet la création d'espaces de travail thématiques et sécurisés où les salariés s'échangent en ligne de multiples documents (listes de prix, catalogues, tableaux de bord...). Le dispositif remplace d'anciennes procédures basées sur l'envoi d'e-mails et le recours fréquent à Federal Express, « ce qui posait d'énormes problèmes en termes de gestion des versions, de pertinence des informations et de délais », ajoute Bertrand Bouniol.

Retour d'expérience

Acquis au prix de 15 000 euros (intégration et formation comprises), e-Rooms a rapidement été adopté par les salariés, au grand soulagement de Bertrand Bouniol. « Même certaines personnes que j'imaginais peu séduites par l'informatique se sont révélées des utilisateurs experts de l'outil et en sont aujourd'hui les plus fervents adeptes », commente-t-il. Brice Bouteiller, responsable des Achats Groupe de l'entreprise, confirme le succès de la mise en oeuvre. « Cet outil nous a beaucoup soulagés en simplifiant et en sécurisant tous nos échanges de documents. Moi qui voyage beaucoup, je peux y accéder de par tout dans le monde grâce à une simple connexion Internet. Mais le grand atout d'e-Rooms reste sa facilité d'utilisation, ce qui a permis que tous se l'approprient en quelques mois », affirme-t-il.

De fait, au cours du processus de choix, l'ergonomie s'est rapidement imposée comme le critère principal, avant les fonctionnalités. « Nous avions testé un produit concurrent très riche sur le plan des fonctions, mais si complexe que les utilisateurs testeurs ne savaient pas ou ne voulaient pas l'utiliser. Nous désirions donc retenir l'outil le plus intuitif », explique le DSI. Un autre point important était évidemment le prix. « Dans une PME, le ROI doit être rapide », précise Bertrand Bouniol. D'où le choix d'une solution hébergée en interne, moins chère qu'un service de location hébergé (FAH).

« Malgré les bénéfices de l'outil, il ne s'agit pas d'une application critique nécessitant un fonctionnement 24 heures sur 24 », précise Bertrand Bouniol. Aujourd'hui, plus d'une cinquantaine d'espaces de travail ont été créés. Parmi les plus utilisés, la banque d'images où sont stockés 60 Go de photos utiles à la conception des différents catalogues locaux, mais aussi l'espace où est regroupé l'ensemble des tests de conformité et de qualité des produits de César (classés dans plus de 700 dossiers).

Perspectives

Pour Bertrand Bouniol, le nombre de communautés virtuelles devrait s'accroître rapidement, d'autant qu'e-Rooms devrait progressivement s'ouvrir aux partenaires de l'entreprise. « Deux de nos fournisseurs ont déjà un accès limité à certains de nos dossiers en ligne. Nous prévoyons également d'autoriser la DGCCRF [Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, NDLR] à consulter en ligne l'ensemble des tests de conformité et de qualité de nos produits », précise Brice Bouteiller.

L'autre axe de développement prévu par Bertrand Bouniol est de mettre en ligne des processus collaboratifs plus évolués (gestion de projets au long cours, calendriers communs, design des produits...). Restera enfin à intégrer e-Rooms au système d'information de l'entreprise, et notamment au PGI, probablement grâce à l'implémentation d'un portail au niveau du groupe.

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Chez Fotolia, la technologie RSS est d'abord exploitée comme outil de veille externe. "Nous pouvons ainsi suivre plus de 300 sites quotidiennement pour se tenir au courant de l’actualité, et trouver de la matière pour réaliser les articles publiés sur notre blog", explique Thibaud Elzière, CEO de la société.


Les fils RSS permettent également au site de vente et d'achat de photos numériques entre particuliers de suivre l'évolution de son degré de notoriété en générant des alertes lors de l'apparition du nom de l'entreprise dans un article. Au total, le gain de temps est conséquent, la visite de chaque site n'étant plus nécessaire.

Fotolia propose un service permettant aux clients de définir des ordres de mission à destination de photographes. Les données étant ensuite délivrées à ces derniers sous la forme de flux RSS.

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Trois ans après leur lancement, les premiers projets de Degrémont pilotés de A à Z au travers une solution de travail collaboratif arrivent à leur terme. Que ce soit à Shanghai ou à Strasbourg, la construction d'une usine de traitement des eaux (Degrémont est une filiale du groupe Suez) implique des équipes de 35 à 40 personnes. Tout au long du projet, des volumes d'information conséquents vont faire des allers-retours entre le siège (les études), les partenaires et le personnel en charge de la réalisation sur le terrain. C'est avec la volonté de permettre aux équipes projets de travailler sur des documents à jour en permanence, mais aussi de fédérer des équipes dispersées, que la direction des systèmes d'information a proposé de mettre en place une plate-forme de travail collaboratif.



Une traçabilité qui peut faire peur

Dix projets parmi les plus importants - soit 25 % des missions en cours - sont aujourd'hui pilotés via l'outil collaboratif. Pour ceux-là, fini le temps où les documents circulaient par e-mail dans des fichiers attachés et où les plans de chantier étaient envoyés par courrier postal. Chaque espace dédié à un projet capitalise et structure les informations sur un modèle commun. La circulation des différentes catégories de documents fait l'objet de processus de validation et d'enrichissement successifs avec, à la clé, des gains de productivité de l'ordre de 10 %.


Il appartient aux responsables opérationnels d'en exprimer la demande d'utiliser la plateforme collaborative. A la direction informatique, une équipe de trois personnes est dédiée à cette offre de service interne. L'équipe assure le paramétrage de chaque espace, sa maintenance et la formation des utilisateurs. "Lors de nos formations, nous sommes très transparents sur la traçabilité qu'induisent ces espaces. Cela peut faire peur. Il s'agit d'expliquer que cette traçabilité permet de gagner du temps et de limiter les erreurs. C'est un moyen de pilotage très apprécié par les responsables d'affaires", souligne Otmane Ait Bahajji, en charge des projets de e-collaboration.



Un outil fédérateur

A tout moment, le chef de projet sait qui a travaillé sur un document, qui l'a consulté et quand. L'outil va dans le sens d'une plus grande implication des différents membres d'une équipe projet en permettant à chacun de mieux percevoir les conséquences de ses actions. "Certains responsables d'affaires accordent à leurs équipes le droit de voir beaucoup de choses comme par exemple les états de suivi financier. Apporter une telle vision globale participe à renforcer l'implication de l'équipe", note le chef de projet.



Les espaces de collaboration n'ont pas seulement contribué à rapprocher les équipes distantes de cette entreprise de 3 000 salariés. Des rapprochements ont été initiés avec la direction de la qualité dans la mesure où des processus découlant de la certification ISO 9001 de l'entreprise commencent à s'intégrer dans l'outil. La direction juridique n'a pas non plus manqué de s'intéresser à l'affaire car certains clients sont associés à certains espaces de travail afin de leur assurer une meilleure visibilité sur leurs projets. Un dernier rapprochement est en passe de s'initier avec la direction des ressources humaines. En fonction de la nature du projet, la solution mettra automatiquement à jour les compétences des salariés impliqués dans des fiches individuelles.

Extraits de indexel

1 - Les espaces de travail collaboratif .
Les outils dits de travail collaboratif, parfois collectivement référencés sous le terme " groupware ", ont pour vocation d'utiliser le support informatique et les nouvelles technologies de l'information pour améliorer la collaboration au sein d'un groupe.

Ce type d'application, destiné à faciliter le travail, en équipe se développe rapidement en entreprise car il bénéficie de l'apport des technologies Web. L'ancêtre des espaces de travail collaboratif (et des groupware en général) est Lotus Notes, apparu sur le marché en 1989. Ce type d'application est généralement asynchrone, même si des fonctionnalités temps réel, comme le chat, sont parfois disponibles.

2 - L'expression : " collaboration au sein d'un groupe " manque de précision. La collaboration ne prend-elle pas des formes très diverses selon le contexte ?

La collaboration peut en effet prendre des formes très diverses qui sont généralement liées à la façon dont le groupe s'est constitué. Un groupe qui se crée spontanément ne collaborera pas de la même façon qu'une équipe réunie dans le cadre d'un projet.

L'expérience montre que la majorité des groupes qui sont amenés à collaborer ont été constitués dans l'un des trois contextes suivants :

1. Communautés d'intérêt/de pratique
2. Groupe de formation
3. Equipe Projet

Dans chacun de ces trois contextes, les individus ont un intérêt fort à collaborer.

Ceci est particulièrement évident dans le cas des communautés d'intérêt (dans le domaine privé) ou de pratique (dans le domaine professionnel). En effet, la participation à ces communautés se fait sur la base du volontariat, et leur raison d'être est l'interaction et l'échange qu'elles suscitent entre leurs participants.

Dans les deux autres cas (groupe de formation et équipe projet), le groupe ne s'est généralement pas constitué sur une base de volontariat, mais tous les participants ont théoriquement un intérêt à collaborer, que ce soit pour maximiser le bénéfice qu'ils retirent de la formation ou pour garantir le succès du projet dont ils font partie.

3 - En quoi la collaboration est-elle différente dans ces trois contextes (communautés d'intérêt et de pratiques, groupe de formation, et équipe projets) ?

La collaboration telle qu'elle est mise en œuvre dans les espaces de travail collaboratif se manifeste généralement sous trois formes :

L'échange d'information qui passe généralement par le partage de documents,
La discussion qui ne se réduit pas à de l'échange d'informations. Elle permet la création de liens interpersonnels et la confrontation des idées,
La coordination qui permet à chacun de savoir ce qu'il doit faire
L'importance de chacune de ces trois formes de collaboration va dépendre du contexte évoqué plus haut. Ainsi, la discussion est particulièrement importante dans les communautés d'intérêt, la coordination dans les équipes projet et l'échange d'information dans les groupes de formation.

4 - Qu'est-ce qu'un espace de travail collaboratif ?

Un espace de travail collaboratif est un environnement informatique destiné à faciliter l'échange d'information, la discussion et la coordination au sein d'une équipe projet .

5 - Plus concrètement, quelles sont les principales fonctionnalités offertes par un espace de travail collaboratif ?

Les fonctionnalités que l'on retrouve quasi-systématiquement dans les espaces de travail collaboratif sont :

- Un outil de partage de documents (pour l'échange d'information)
- Un forum (pour les discussions)

Peuvent également être présentes bien d'autres fonctionnalités, comme par exemple (sans que cette liste soit limitative) : un chat, une gestion de la messagerie, une publication en ligne, une gestion de mailing-liste, une gestion de planning, une liste de liens, un éditeur de sondages, une gestion de workflows, une saisie de notes, une gestion documentaire.

6 - En quoi un espace de travail collaboratif est-il plus efficace que le mail pour gérer une équipe ?

Il suffit d'avoir utilisé un espace collaboratif, ne serait-ce que quelques jours, pour comprendre en quoi il est beaucoup plus efficace que la messagerie électronique pour remplir sa fonction.

Le fait que toutes les discussions, tâches, documents et informations diverses relatifs au projet soient réunis en un même endroit, structuré et facile d'accès, est déjà un avantage évident par rapport à un système de messagerie électronique. Le mail n'est par ailleurs pas adapté au suivi de tâches (notamment pour refléter leur état d'avancement) ni à l'archivage de documents.

Le mail n'est pas non plus un support adapté pour mener des discussions soutenues dès lors qu'il y a plus de trois ou quatre débatteurs. Les échanges ne peuvent pas y être aussi riches et créatifs que dans le cadre d'un forum tel qu'on peut le trouver dans un espace collaboratif.

7 - Quels sont les risques liés à la mise en place d'un espace de travail collaboratif ?

Le risque principal est la non-utilisation de l'outil par l'équipe à laquelle il est destiné.


8 - Pourquoi l'équipe refuserait-elle d'utiliser un espace de travail collaboratif ?

La raison de ce refus peut être technique - l'outil n'est pas adapté - mais sera plus probablement de nature humaine : pour diverses raisons, les membres de l'équipe sont réticents à collaborer entre eux.

9 - Comment s'assurer du succès de la mise en place d'un espace de travail collaboratif ?

Le succès de la mise en place d'un espace collaboratif n'est jamais garanti. Cependant, quelques critères permettent d'estimer les chances de succès avec une certaine précision. En particulier, l'utilisation d'un espace de travail collaboratif sera facilitée si :

1) la nature du projet justifie réellement l'utilisation d'un espace de travail électronique (des projets très artistiques ou très manuels ne bénéficieront généralement pas beaucoup de l'apport d'un espace de travail collaboratif),

2) les participants ont déjà une certaine culture informatique (s'ils savent à peine allumer un ordinateur et ne lisent pas leurs mails, les chances de succès sont assez réduites),

3) l'ambiance au sein de l'équipe est propice à la collaboration (la présence d'un leader trop directif et autoritaire, des tensions individuelles entre les membres du groupe peuvent réduire à néant tout espoir de voir apparaître des comportements collaboratifs).

Enfin, même si le choix de l'outil est secondaire par rapport au facteur humain, il n'est pas à négliger. Un outil bien pensé et agréable à utiliser augmentera forcément vos chances de succès. Il est en tout cas le seul critère de succès que vous contrôlez pleinement !

Article tiré de ECL - Quelques idées sur la collaboration...